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Documentação de compras

 

 

Em geral, quem trabalha com compras manipula os seguintes documentos:

 

• Nota fiscal. É um impresso numerado com data de validade determinada, onde constam os dados da empresa (nome, endereço, CNPJ, inscrição estadual e/ou municipal) e onde se registra a descrição de um produto ou serviço vendido ao cliente, para comprovar a transação. Serve para o governo fiscalizar os negócios da empresa, contabilizando o valor das vendas para determinar o valor dos impostos a serem cobrados.

 

• Requisição de materiais. Formulário usado nas empresas para fazer a lista do material que precisa ser comprado.

 

• Pedido ou ordem de compra. Lista de produtos que serão comprados pela empresa, com a descrição do prazo para entrega e das condições de pagamento.

 

• Fatura. Documento utilizado em vendas a prazo que deve ser preenchido a partir da nota fiscal, com a relação das mercadorias compradas, marca, quantidade, peso e valor e informações sobre quem pagará a dívida. O valor da fatura corresponde ao total da compra, independentemente do número de parcelas em que foi dividida.

 

• Duplicata. Tem esse nome porque é quase uma cópia da fatura, porém contém apenas o valor total de uma transação a prazo. Serve para comprovar que a venda a prazo foi efetuada. vale como prova junto à Justiça, porque sua emissão implica a assinatura do cliente, reconhecendo aquela dívida.

 

• Cadastro de fornecedores. Organizado pelo encarregado das compras, nele devem constar os principais fornecedores com nome, endereço, CNPJ, telefone e endereço eletrônico.